Как оформлять инструктажи по охране труда «на расстоянии»: свежие разъяснения Роструда и практические схемы

Осень 2026 года принесла важные разъяснения от Роструда касательно обучения работников требованиям охраны труда в условиях удаленной работы и географической разобщенности подразделений. Специалисты ведомства ответили на самые острые вопросы работодателей: можно ли проводить инструктажи дистанционно, как их документально оформлять и допустимо ли использовать электронные подписи.

Разобрали ответы с портала «Онлайнинспекция.РФ» (вопросы № 255793 от 30.09.2026 и № 255841 от 01.10.2026) и сформировали готовый алгоритм действий для кадровых служб и специалистов по охране труда.

Можно ли проводить сам инструктаж дистанционно?

Короткий ответ: да, но с оговорками.

Согласно п. 66 Правил обучения по охране труда (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 № 2464), обучение работников, включая проведение инструктажей, допускается с использованием дистанционных технологий.

Это означает, что работодатель может использовать системы электронного обучения, интернет-конференции и вебинары для передачи теоретической базы, ознакомления с нормативными документами и оценки знаний. При этом система должна обеспечивать идентификацию личности работника (п. 95 Правил).

Важное исключение: дистанционно нельзя обучить практическим навыкам. Оказание первой помощи, использование средств индивидуальной защиты (СИЗ), а также занятия на учебно-тренировочных полигонах и тренажерах требуют только очного присутствия.

Проблема «удаленных» постов: как подписывать документы?

Сложности возникают, когда речь заходит о инструктаже на рабочем месте или целевом инструктаже. По закону (п. 22 Правил № 2464) их обязан проводить непосредственный руководитель работника.

Типовая ситуация: пост контрольно-пропускного пункта (КПП) или удаленный склад находится за десятки километров от офиса, где базируется непосредственный руководитель. Физически передать листок инструктажа для одновременной подписи невозможно.

Что говорит Роструд? Ведомство напоминает, что согласно п. 88 Правил № 2464, порядок регистрации проведенного инструктажа и форма его документирования утверждаются самим работодателем. Это дает бизнесу свободу адаптировать процессы под свою специфику, закрепив их локальным нормативным актом (ЛНА).

Три законных схемы оформления «удаленных» инструктажей

Опираясь на свежие разъяснения Роструда, работодатель может выбрать один из следующих вариантов документирования:

Вариант 1. Последовательное подписание одного документа

Если рабочее место сотрудника находится на значительном удалении (например, тот самый пост КПП), можно получать подписи последовательно.

• Как это работает: работник проходит инструктаж (в т.ч. дистанционно), расписывается в листке проведения инструктажа на своем удаленном посту. Затем документ физически передается (курьером, с водителем служебного авто и т.д.) непосредственному руководителю, который ставит свою подпись уже в офисе.

Вариант 2. Параллельное ведение двух журналов

Роструд прямо указывает на допустимость разделения учетной документации.

• Как это работает: ведутся одновременно два журнала регистрации инструктажей. В первом журнале (который хранится у работника или на удаленном объекте) расписывается инструктируемый сотрудник. Во втором журнале (который находится у непосредственного руководителя) расписывается сам руководитель, подтверждающий факт проведения инструктажа.

Вариант 3. Индивидуальные листки («один лист — один человек»)

Работодатель может полностью отказаться от громоздких общих журналов и перейти на персональные карточки или листки.

• Как это работает: на каждого сотрудника готовится отдельный документ с необходимыми реквизитами. Это крайне удобно для логистики: листок легко отправить на удаленный объект для подписи работника, а затем забрать обратно в отдел охраны труда.

«Красная линия»: почему нельзя использовать ЭДО?

Несмотря на общую цифровизацию и разрешение на дистанционное проведение самого обучения, Роструд проводит жесткую границу в вопросах документального подтверждения.

Документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда, должны подписываться лично работником на бумажном носителе.

Трудовой кодекс РФ на текущий момент исключает возможность использования электронного документооборота (ЭДО) или простых электронных подписей для фиксации факта прохождения инструктажей по охране труда. Любые сканы, PDF-файлы с электронной подписью или отметки в корпоративных ERP-системах не будут являться надлежащим доказательством проведения инструктажа при проверке ГИТ или расследовании несчастного случая.

Чек-лист: что сделать работодателю прямо сейчас

Чтобы обезопасить компанию от штрафов и корректно выстроить работу с удаленными сотрудниками, рекомендуем предпринять следующие шаги:

1. Обновить Локальные нормативные акты (ЛНА). Издайте приказ или положение, в котором будет зафиксирован выбранный порядок документирования инструктажей (например, утверждена форма индивидуального листка или регламентировано ведение двух журналов).
2. Наладить логистику бумажного документооборота. Если вы выбрали схему с последовательным подписанием, убедитесь, что у вас есть надежный и быстрый канал физической передачи документов между удаленными постами и офисом.
3. Использовать дистанционные технологии с умом. Внедрите электронные системы для изучения материалов и тестирования работников, но не забывайте, что финальным аккордом всегда должен стать бумажный листок с «живой» подписью.
4. Обеспечить идентификацию. При использовании вебинаров или систем e-learning убедитесь, что ваша IT-инфраструктура позволяет достоверно подтвердить, что тестирование и обучение проходил именно конкретный сотрудник (п. 95 Правил № 2464).

Резюмируя: закон не требует, чтобы руководитель и работник сидели за одним столом в одну минуту. Главное — обеспечить легитимную форму учета и сохранить требование к личной бумажной подписи работника.

Оставить заявку на обучение онлайн

https://forms.yandex.ru/cloud/6333e8ad631ac14369c08aba/

оф. сайт http://misokmv.ru/

e-mail: miso.kmv@mail.ru

группа в ВК https://vk.com/misokmv

группа в ОК https://ok.ru/profile/578959239551
канал в MAX https://max.ru/id2626045964_biz

оставить отзыв на Яндексе https://ya.cc/t/Xncyaj5daBLpQ 

оставить отзыв на 2ГИС https://clck.su/TdhzE
канал в Я.Дзен https://dzen.ru/misokmv

канал на Rutube https://rutube.ru/channel/80096325/

т. 8-928-36-40-40-2